Hinweise zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO

Stand: Januar 2022

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn Sie unsere Website besuchen oder sich für unsere Veranstaltungen anmelden, Programmbeiträge einreichen, Veranstaltungen besuchen und wie wir die Daten im Nachgang der Veranstaltungen verwenden. Es werden sowohl Veranstaltungen in Präsenz als auch digital angeboten.

Wir behalten uns vor, den Inhalt diese Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit anzupassen. Es empfiehlt sich daher, diese Seite in regelmäßigen Abständen erneut zur Kenntnis zu nehmen.

1. Ansprechpartner

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

inDISTANZ Verwaltungs GmbH
In der Doberau 15a

D-07749 Jena
Tel.: +49 (0)3641 – 2951467
E-Mail: kontakt@indistanz.de

vertreten durch die Geschäftsführung: Antje Hübner.

Bei Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz ist der Datenschutzbeauftragte erreichbar unter datenschutz@indistanz.de.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Beim Besuch unserer Website

Bei jeder Nutzung unserer Website erheben wir die Zugriffsdaten, die Ihr Browser automatisch übermittelt, um Ihnen den Besuch der Website zu ermöglichen. Die Zugriffsdaten umfassen insbesondere:

  • anonymisierte IP-Adresse des anfragenden Geräts,
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage,
  • Adresse der aufgerufenen Website und der anfragenden Website,
  • Angaben über den verwendeten Browser und das Betriebssystem,
  • pseudonymisierte Online-Kennungen (z. B. Gerätekennungen, Session-IDs).

Die Datenverarbeitung dieser Zugriffsdaten ist unbedingt erforderlich, um den Besuch der Website zu ermöglichen und um die dauerhafte Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten sowie, um unsere Website allgemein administrativ zu pflegen. Die Zugriffsdaten werden zu den zuvor beschriebenen Zwecken zudem zeitweise in internen Logfiles gespeichert, um etwa im Falle von wiederholten oder in krimineller Absicht erfolgten Aufrufen, welche die Stabilität und Sicherheit unserer Website gefährden, die Ursache hierfür zu finden und dagegen vorzugehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Ermöglichung des Websiteaufrufs sowie dauerhaften Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Systeme.

2.2 Bei Kontaktaufnahme

Bei Fragen jeglicher Art zu unseren Dienstleistungen bieten wir Ihnen auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Möglichkeit, sich telefonisch oder per E-Mail an uns zu wenden. Wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten mitteilen, geschieht dies freiwillig. Zweck der Erhebung Ihrer persönlichen Daten (Anrede, Vor- und Nachname, private oder geschäftliche E-Mail-Adresse, Name Ihrer Institution) ist es, Sie zu identifizieren und Ihre Anfrage beantworten zu können. Die bei E-Mail-Anfragen an uns übertragenen personenbezogenen Daten werden innerhalb von 24 Monaten automatisch gelöscht, es sei denn, wir sind aufgrund von Aufbewahrungsfristen zu einer längeren Speicherung verpflichtet.

2.3 Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Veranstaltungen

2.3.1 Inhalte der Veranstaltungen

Wir gestalten unsere Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit den Referent:innen. Dazu fragen wir im Vorfeld interessierte Referent:innen an, die für die Leitung bestimmter Veranstaltungen in Frage kommen. Die Angaben zu der referierenden Person (Name, Position, Organisation und Kontaktdaten) werden verarbeitet, um die Veranstaltungsplanung zu ermöglichen und um mit der referierenden Person Detailabsprachen zu den Programmpunkten zu treffen. Die Weitergabe von Daten erfolgt in diesem Zusammenhang nach den im Abschnitt „Weitergabe von Daten“ geschilderten Kriterien. Die Referent:innen von inDISTANZ erhalten einen zeitlich begrenzten Zugriff auf die Daten und sind verpflichtet, die Daten nach Ablauf der Veranstaltung und ggf. erfolgten Detailabsprachen zur Durchführung der Veranstaltung zu löschen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.3.2 Organisation und Management der Teilnehmenden

Bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen erheben wir verschiedene personenbezogene Daten. Dabei handelt es sich um Angaben zur Person (z. B. Titel, Anrede, Vor- und Nachname, Organisation, Position) der buchenden Person und um Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Für einzelne Veranstaltungen kann es auch erforderlich sein, dass wir zusätzlich Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Kontonummer) erheben. Für die Anmeldung zu bestimmten Veranstaltungen erheben wir zusätzlich weitere freiwillige Angaben wie Informationen zu Ihren Theme bezogenen Interessen, um die Veranstaltung bestmöglich auf die Teilnehmenden auszurichten. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir erheben diese Daten zu folgenden Zwecken: 

  • Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen sowie veranstaltungsbezogene Kommunikation; 
  • ggf. Übermittlung veranstaltungsbezogener Informationen (z. B. Unterlagen, Präsentationen unserer Referent:innen) bis zwei Monate nach der Veranstaltung; 
  • ggf. Unterbringung (z. B. in Tagungshotels) und Verpflegung; 
  • ggf. Rückerstattung von Reisekosten. 

Die Rechtsgrundlage für die vorgenannten Datenverarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 

Sie haben auch die Möglichkeit, bei der Anmeldung freiwillige Angaben zu machen (z. B. thematische Interessen, eigene Mitteilungen an uns). Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem gemeinsamen Interesse, die Veranstaltungen selbst und Folgeveranstaltungen bestmöglich auf die Interessen der Teilnehmenden auszurichten.

Wir bewahren Ihre Stammdaten nach der Veranstaltung zwei Monate auf, um Ihnen ggf. ergänzende Unterlagen zur Veranstaltung zukommen zu lassen. Danach löschen wir die Daten, es sei denn, wir müssen sie noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach dem Handels- und Steuerrecht: z. B. buchhalterisch relevante Reisekostenabrechnungen oder Belege bis zu 10 Jahre) aufbewahren oder Sie willigen ein, dass wir Sie noch für zukünftige Veranstaltungen kontaktieren dürfen (vgl. dazu den Abschnitt „Künftige Veranstaltungen“).

2.3.3 Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen, z. B. Screenshots oder Videoaufnahmen in Online-Live-Veranstaltungen

Im Rahmen der Veranstaltung werden von den Referent:innen teilweise Foto- und Videoaufnahmen angefertigt, um die Veranstaltung zum Zweck der Außendarstellung zu dokumentieren. In der digitalen Konferenzumgebung können dazu Screenshots oder Videoaufzeichnungen angefertigt werden. Dies ist u.a. für die Inputs der Sessions in Abstimmung mit den Referent:innen geplant. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, fotografierende Personen und Kamerateams anzusprechen und zu erklären, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen. In der digitalen Konferenzumgebung können Sie durch Deaktivieren von Mikrofon und Kamera die Anfertigung von Aufnahmen Ihrer Person verhindern. Sie können uns auch im Vorfeld der Veranstaltung unter den oben genannten Kontaktdaten mitteilen, dass Sie der Speicherung jeglicher Aufnahmen von Ihrer Person widersprechen. Rechtsgrundlage für die mit der Anfertigung der Aufnahmen verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und unserer Außendarstellung. 

Wir speichern Foto- und Videoaufnahmen, Screenshots und Aufzeichnungen im Rahmen unserer Dokumentation für die Dauer von 48 Monaten nach der Veranstaltung.

2.3.4 Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen, Screenshots und Aufzeichnungen

Wir und unsere Partner möchten die angefertigten Aufnahmen gern zur Dokumentation und zur Außendarstellung in Printwerken, auf unseren Websites und in den Social-Media-Profilen (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube usw.) verwenden. Hierfür bearbeiten wir die Aufnahmen zunächst (z. B. durch Wahl des Bildzuschnitts) und stellen die bearbeiteten Aufnahmen ohne Nennung Ihres Namens online. Für den Fall, dass Sie von filmenden Personen interviewt werden, erfolgt die Veröffentlichung der Aufnahmen mit Nennung Ihres Namens. Die jeweiligen Websites sind frei im Internet und damit weltweit abrufbar. Wir weisen darauf hin, dass die Unterseiten einschließlich etwaiger Foto- und Videoaufnahmen über Suchmaschinen aufgefunden werden können. Die Anbieter der Social-Media-Plattformen verarbeiten und nutzen Daten, die auf den Plattformen eingestellt sind, ggf. für eigene Zwecke. Diese Datenverarbeitung ist unserer unmittelbaren Kontrolle entzogen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind auch in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter der Social-Media-Plattformen enthalten. Sobald die Inhalte in den Plattformen eingestellt sind, können Dritte (z. B. fremde Nutzende der Plattformen) die Inhalte zur Kenntnis nehmen, teilen oder ggf. herunterladen. 

Wir bitten Sie im Rahmen der Veranstaltungen um Ihr Einverständnis (nach § 23 KunstUrhG) zu der hier beschriebenen Nutzung der Aufnahmen bzw. Aufzeichnungen, einschließlich der Veröffentlichung auf unseren Social-Media-Plattformen. Die Aufnahmen sollen auf die beschriebene Weise zu werblichen Zwecken in Bezug auf Veranstaltungen und die Aufgaben unseres Instituts verwendet werden, ohne dass diese Verwendung auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt werden soll. Ihr Einverständnis im Hinblick auf diese werbliche Verwendung ist freiwillig, Sie können auch ohne die Erteilung des Einverständnisses an der Veranstaltung teilnehmen. Um sicherzustellen, dass keine Aufnahmen Ihrer Person (möglicherweise auch von anderen Teilnehmenden) angefertigt werden, sollten Sie Ihr Mikrofon sowie Ihre Kamera deaktivieren. Eine Teilnahme an der Veranstaltung ist auch dann weiterhin möglich. Sollten nach Erteilung des Einverständnisses gewichtige Gründe vorliegen, die gegen die beschriebene Verwendung Ihrer Aufnahmen sprechen, so können Sie uns diese über die oben genannten Kontaktdaten mitteilen. In einem solch begründeten Ausnahmefall werden wir die Aufnahmen entsprechend austauschen und uns bekannte Empfänger über Ihren Widerspruch informieren. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhend auf unseren zuvor genannten berechtigten Interessen.

2.3.5 Künftige Veranstaltungen

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilen, speichern wir den Umstand, dass Sie die Veranstaltung besucht haben im Zusammenhang mit Ihren Stammdaten, um Sie auf Folgeveranstaltungen oder ähnliche Veranstaltungen hinzuweisen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir speichern diese Daten solange, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

2.4 Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der im Rahmen der Veranstaltungen erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn: 

  • Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben, 
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe der Daten besteht, 
  • wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder 
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, 
  • soweit dies in diesen Datenschutzhinweisen (insbesondere im Hinblick auf die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen, Screenshots und Aufzeichnungen auf den Social-Media-Plattformen) ausgeführt ist. 

Ein Teil der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Datenverarbeitung kann durch unsere Dienstleister erfolgen. Neben den in diesen Datenschutzhinweisen erwähnten Dienstleistern können insbesondere Rechenzentren, welche Anmeldemaske und Datenbanken speichern, IT-Dienstleister, die unsere Systeme warten, sowie Beratungsunternehmen (z. B. Steuerberatende) gehören. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben für uns verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen, gewährleisten ein angemessenes Datenschutz-Niveau und werden von uns sorgfältig und regelmäßig kontrolliert. Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist. 

Für das Management von Veranstaltungen und Teilnehmenden, insbesondere für die Anmeldung zu den Veranstaltungen, zur Umsetzung des digitalen Konferenzformats, zur Schaffung von kollaborativen Arbeitsumgebungen sowie für die Absprache mit Referent:innen setzen wir Systeme verschiedener Dienstleister ein. Bei jeder Buchung einer Veranstalter werden Sie auf das jeweilige benutzte Format hingewiesen und erhalten eine Abfrage zum Datenschutz, welche Sie bitte zusammen mit den anderen Buchungsunterlagen an uns zurücksenden. Daraufhin kann die Teilnahme an der Veranstaltung umfänglich informiert erfolgen.

2.5 Ihre Rechte

Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen. 

Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, sodass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten ferner einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind. 

Ihnen steht daneben das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen. 

Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, sofern Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutz-Niveaus erhalten möchten. 

Sie haben schließlich das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Thüringen ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, in 99096 Erfurt.

Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung uns gegenüber jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. 

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen und uns Gründe zu nennen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und die Ihrer Meinung nach für ein Überwiegen Ihrer schutzwürdigen Interessen sprechen. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung, haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird. Im Hinblick auf die Anfertigung der Foto- und Videoaufnahmen können Sie auch jederzeit die fotografierenden Personen und Kamerateams ansprechen und ihm mitteilen, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen. 

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

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